Les principales préoccupations du commerce gravitent autour du montant élevé de ses encaisses. Ces dernières bénéficient généralement d’une protection moindre que celles des banques. Il convient donc de remettre le plus rapidement possible les recettes des succursales et magasins à un prestataire de transport de fonds. Le personnel de caisse apporte régulièrement les espèces dans un sachet sécurisé avec fermeture par scellage inviolable dans un coffre-fort ouvert directement par le système de serrure correspondant.
Les monnayeurs de caisse automatiques offrent une alternative. De tels automates permettent les dépôts et décaissements d’espèces à l’instar d’un guichet automatique bancaire, sauf qu’ils se trouvent sur place dans la succursale ou le magasin. Les sachets sécurisés sont déposés dans l’automate via une ouverture de machine.
Avec cette solution, le personnel n’a pas à ouvrir le coffre-fort. Il peut cependant être nécessaire, par exemple à des fins de contrôle, d’accéder aux espèces stockées avec un collaborateur supplémentaire et le prestataire de transport de fonds via le système de serrure. Outre le personnel de la succursale ou du magasin, les collaborateurs du prestataire de transport de fonds utilisent le système de serrure pour récupérer les sachets sécurisés.
Il faut ici satisfaire des exigences variées, car chaque groupe commercial définit ses propres processus devant être cartographiés par le système de serrures. Toutes les thématiques doivent être abordées, de l’accès pour les collaborateurs internes jusqu’au principe de double contrôle pour le prestataire de transport de fonds. Dans ce dernier, la présence d’un représentant du magasin ou de la succursale est obligatoire pour l’accès aux espèces. Une coordination étroite avec les fabricants de coffres-forts et monnayeurs de caisse automatiques est nécessaire pour répondre à toutes les exigences. Ces entreprises peuvent accepter seulement des solutions de fermeture sécurisées, car elles sont responsables d’une partie du processus. Les systèmes de serrures d’INSYS locks bénéficient de la confiance du secteur sur un large front.
Gestion de collaborateurs
En raison du nombre élevé de collaborateurs et du roulement généralement élevé du personnel, l’accent est mis également sur l’agencement transparent de toutes les opérations depuis le point de vue de l’entreprise. Il faut à tout moment pouvoir retracer qui a fait quoi de sorte que seuls les collaborateurs habilités disposent de données d’accès valides.
Des clients de ce domaine misent donc délibérément sur des solutions biométriques. Si le coffre-fort s’ouvre en plus par numérisation des empreintes digitales, il n’y a généralement plus aucun doute sur l’identité du responsable.
L’interconnexion des serrures permet en outre une configuration à distance, par exemple via le service informatique central. Il est ainsi possible de supprimer automatiquement les autorisations de collaborateurs ayant quitté l’entreprise, sans nécessiter l’intervention d’un technicien de SAV sur site.
Dans une solution de sécurité pour le commerce, en raison des longs horaires d’ouverture, les autorisations générales sont primordiales au même titre que l’adaptation flexible aux horaires de travail. Par exemple, le contrôle du coffre-fort peut également être transféré techniquement lors du changement d’équipe. De telles adaptations dans les applications de logiciels ne sont pas inhabituelles pour INSYS locks : les processus du client ont ici la plus haute priorité.
Gestion d’OTC
Dans certains cas, la création de codes à usage unique (« one time codes », OTC) dans ce secteur incombe au commerçant, pas au prestataire de transport de fonds.
Les OTC sont généralement gérés par l’entreprise commerciale elle-même, souvent dans des services centraux. Les entreprises gardent entièrement la main dans ce processus et peuvent opérer avec beaucoup de flexibilité, par exemple pour pouvoir travailler avec différents prestataires de transport de fonds dans différentes régions ou pouvoir en changer rapidement.
Une autre variante consiste en l’externalisation vers un prestataire externe, avec à la clé un degré supplémentaire de sécurité juridique. L’entreprise est certes en droit de demander des OTC, mais leur gestion et leur documentation sont du ressort d’un tiers indépendant. Aucune suspicion de manipulation ne peut ainsi émerger en cas de litige.
