Die größten Sorgen des Handels drehen sich um seine hohen Bargeldbestände. In der Regel sind diese weniger geschützt als die von Banken. Daher ist es das Bestreben, möglichst schnell die Einnahmen von Filialen und Märkten an einen Wertdienstleister (WDL) zu übergeben. Das Kassenpersonal bringt regelmäßig Bargeld in Safebags (Sicherheitstaschen mit manipulationssicherem Siegelverschluss) in einen Safe und öffnet diesen direkt über das jeweilige Schloss-System.
Eine Alternative bieten Cash Recycler. Derartige Automaten ermöglichen Ein- und Auszahlungen von Bargeld ähnlich einem Selbstbedienungs-Servicepoint einer Bank – aber eben vor Ort in der Filiale oder dem Markt. Über eine Maschinen-Öffnung werden die Safebags im Automaten deponiert.
Der Tresor muss bei dieser Lösung nicht vom Personal geöffnet werden. Dennoch ist es manchmal zum Beispiel für Kontrollzwecke notwendig, über das Schloss-System mit einem zusätzlichen Mitarbeiter und dem WDL zusammen auf das eingelagerte Bargeld zuzugreifen. Neben Filial- bzw. Marktmitarbeitern bedienen zuletzt auch WDL-Mitarbeiter alleine das jeweilige Schloss-System, um die Safebags abzuholen.
Hier sind vielschichtige Anforderungen zu erfüllen, da jeder Handelskonzern seine eigenen Prozesse definiert, die vom Schloss-System abgebildet werden müssen. Das fängt bei der Frage an, wie der Zugang für die internen Mitarbeiter gestaltet ist und endet bei der Entscheidung, ob für den WDL ein 4-Augen-Prinzip gelten soll. Letzteres steht für einen Prozess, bei dem der Zugang zum Bargeld nur zusammen mit einem Vertreter des Marktes oder der Filiale möglich sein darf. Um alle Anforderungen abzudecken, ist eine enge Abstimmung mit den Herstellern der Safes und der Recycler-Automaten nötig. Sie können nur sichere Schließlösungen akzeptieren, da sie für einen Teil des Prozesses haften müssen. Schloss-Systeme von INSYS locks genießen das Vertrauen der Branche auf breiter Front.
Mitarbeiter-Management
Aufgrund der großen Zahl von Mitarbeitern und der meist hohen Fluktuation liegt ein weiterer Fokus darauf, alle Vorgänge aus Sicht des Unternehmens transparent zu gestalten. Es muss jederzeit nachvollziehbar sein, wer was gemacht hat, und es muss sichergestellt sein, dass nur berechtigte Mitarbeiter über gültige Zugangsdaten verfügen.
Einzelne Kunden in diesem Bereich setzen deshalb bereits bewusst auf biometrische Lösungen. Wird der Safe zusätzlich per Fingerabdruckscan geöffnet, bestehen in der Regel keine Zweifel mehr, wer dafür verantwortlich war.
Die Vernetzung der Schlösser ermöglicht zudem eine Konfiguration aus der Ferne, beispielsweise durch die zentrale IT-Abteilung. So kann die Berechtigungen von ausgeschiedenen Mitarbeitern sofort gelöscht werden, ohne dass dazu ein Service-Techniker vor Ort benötigt wird.
Aufgrund der langen Öffnungszeiten sind in einer Sicherheitslösung für den Handel nicht nur generelle Berechtigungen von Bedeutung, sondern auch die flexible Anpassung an Schichtzeiten. So kann beispielsweise die Tresorgewalt mit dem Schichtwechsel auch systemtechnisch übergeben werden. Derartige Anpassungen in den Software-Anwendungen sind für INSYS locks nicht ungewöhnlich – hier haben die Prozesse des Kunden oberste Priorität.
OTC-Verwaltung
In einigen Fällen liegt die Erzeugung von Einmalcodes (One-Time-Codes, OTC) in dieser Branche auf Seiten des Handels – nicht beim Wertdienstleister.
Meist werden die OTC vom Handelsunternehmen selbst gemanaged, häufig in zentralen Abteilungen. Damit behalten die Unternehmen diesen Prozess vollständig in eigener Hand und können sehr flexibel agieren, etwa um in unterschiedlichen Regionen mit verschiedenen WDL zusammenzuarbeiten oder auch den WDL schnell wechseln zu können.
Eine weitere Variante ist das Outsourcing an einen externen Dienstleister. Dies schafft eine zusätzliche Stufe der Rechtssicherheit: Das Handelsunternehmen ist zwar selbst berechtigt, OTC anzufordern. Mit dem Management liegt aber auch die Dokumentation bei einem unabhängigen Dritten, so dass im Falle eines Rechtsstreites nicht der Verdacht der Manipulation aufkommen kann.
